В любой динамически растущей организации вместе с ней растет и количество сотрудников, занятых на всех фронтах деятельности. И тут уже определенная нагрузка ложится на отделы кадров, в чью компетенцию входит вести учет своих работников (и не забываем, про бухгалтерию, которая, собственно, начисляет заработную плату всем этим людям). Чтобы не работать с раннего утра до полуночи, нужно вспомнить о том, что многое из этого процесса можно автоматизировать.
Современные автоматизированные кадровые системы
Такие разработки получили даже свое название — новейшие информационные технологии в области Human Resources Management (HRM). Они позволяют «превратить» кипу бумажек в единую информационную базу, а это существенно упрощает и делает более эффективной работу отдела кадров.
Все эти продукты имеют классификацию, согласно которой и можно выбрать что-нибудь определенное под собственные нужды:
- «коробочный вариант» (без возможности дальнейшей настройки);
- гибкие решения с большим инструментарием (можно дополнять и развивать под потребности бизнеса);
- модуль в уже имеющихся программах комплексной автоматизации фирмы (например, программах типа 1С).
Последние и являются наиболее интересным решением, которое имеет ряд безусловных преимуществ.
Бонусы автоматизированного учета персонала
Для специалиста по кадрам подобные программы являются настоящим «спасательным кругом». И вот почему:
1. Структура организации сразу будет представлена в виде созданного в определенной иерархии списка подразделений. Вполне реально будет добавлять сюда новые отделы.
2. Очень удобно вводить не только штатное расписание, но и условия оплаты труда персонала, а также индексировать его.
3. По каждому работнику можно будет создавать собственную унифицированную форму и вводить туда необходимую дополнительную информацию (также реально будет вести и учет резерва).
4. Важную роль в процессе работы кадрового отдела играет подготовка различных приказов. Автоматизация позволит сразу выводить на печать готовые унифицированные варианты, а не хранить у себя на компьютере шаблоны в отдельной папке (тратя каждый раз время на ввод данных).
5. В соответствии с законодательством очень важно вести и военно- учетный стол организации. Как результат автоматизации, такая статистика также будет сразу отображаться в системе.
6. Все вышеперечисленное касается и пенсионного фонда, и документов, которые впоследствии могут использоваться для общероссийских справочников.
7. Не будет проблемы с анализом базы данных сотрудников в различных филиалах организации (территориально-разделенных друг от друга). Как и перевод из одной подобной фирмы в другую.
Какие же именно фирмы могут прибегнуть к подобному пути решения проблем HR-отдела? Здесь могут оказаться как объекты малого, так и среднего бизнеса, самые различные области и специализации предпринимательства.
Что даст инновационный системный подход в учете персонала?
Деятельность современного кадрового отдела многогранна, так что нужно смотреть на системный подход в перспективе. Здесь можно назвать не только прием новых сотрудников, но и вопросы обучения персонала.
Нельзя забывать и про адаптацию новых сотрудников, которые были совсем недавно приняты на работу. Программа способна отследить, насколько быстро специалист начинает ориентироваться на новом месте. И это уже не говоря про тайм-менеджмент, то есть отслеживание рабочего времени сотрудников.
Перспектив, на самом деле, много. Но еще больше времени освобождается у самого кадрового специалиста — ценных трудочасов, которые он может направить на действительно качественное выполнение своих обязанностей.